Chức Cai bạ được lập vào thời chúa Sãi. Năm 1614, chúa tổ chức lại quan chế và hành chính, đặt ra ba ty là ty Xá sai, ty Tướng thần và ty Lệnh sử tại Chính dinh Phú Xuân để trông coi mọi việc:

• Ty Xá sai coi việc văn án từ tụng, do Đô tri và Ký lục giữ.
• Ty Tướng thần, coi việc trưng thu tiền thóc, phát lương cho quân các đạo, do Cai bạ giữ.
• Ty Lệnh sử, coi việc tế tự, lễ tiết và chi cấp lương hướng cho quân đội chính quy, do Nha úy giữ.

Thời chúa Võ năm 1744, Cai bạ đổi làm bộ Hộ, giữ việc tài chính, ruộng đất, nhân khẩu, kho tàng, thu phát, bổng lộc, đồ cống nạp, thuế khoá, muối và sắt. Ký Lục đổi làm bộ Lại, giữ việc quan tước, phong tước, ân ban thuyên chuyển, lựa chọn, xét công, bãi truất và thăng thưởng, bổ sung quan lại, cung cấp người cho các nha môn.

Thời Nguyễn Gia Long, Cai bạ cùng Ký lục tiếp tục là 2 quan tham mưu cho Trấn thủ (Trấn thủ, Cai bạ, Ký lục) tại các tỉnh miền Trung, và Hiệp trấn (Hiệp trấn, Cai bạ, Ký lục) tại các trấn thuộc Bắc thành và thành Gia định, với trách nhiệm trông coi mọi mặt hành chính tại một trấn.

Năm Minh Mạng 8 Đinh Hợi 1827, đổi chức Cai bạ, Ký lục thành Hiệp trấn và Tham hiệp trấn, trật Chánh tứ phẩm văn giai.

Năm Minh Mạng 12 Tân Mão 1831, đổi chức Hiệp trấn thành Bố chính sứ phụ tá Tổng đốc và đổi chức Tham hiệp trấn thành Án sát sứ phụ tá Tuần phủ.[3]